Directiesecretaresse, ambtelijk ondersteuner (28-32 uur)

Directiesecretaresse

Algemene beschrijving:

Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost zoekt een zelfstandige directiesecretaresse voor een periode van 6 maanden, met mogelijkheid tot verlenging, om de directie en sectorhoofden te ondersteunen.

De inhuur is op basis van detachering voor 28 tot 32 uur per week.

Het uurtarief voor deze uitvraag is €60, afhankelijk van ervaring en expertise.

Startdatum z.s.m.

Taken en verantwoordelijkheden:

1. Ondersteuning Directeur:

Agendabeheer, archivering, post- en mailverwerking, correspondentie en algemene ondersteuning.

2. Ondersteuning Sectorhoofden Risicobeheersing, Incidentbestrijding en Bedrijfsvoering:

Agendabeheer, correspondentie en beperkte persoonlijke ondersteuning.

3. Bestuurlijke taken:

Voorbereiding vergaderingen Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en commissies, verslaglegging en afhandeling vergaderresultaten, correspondentie, ondertekening, planning, relatiebeheer met bestuurssecretariaten, conferenties en themabijeenkomsten.

4.Landelijke bestuursvergaderingen (Veiligheidsberaad e.a.):

Ondersteunende werkzaamheden voor annotaties, planning, monitoren consultatierondes, afwezigheidsmeldingen en contact met secretariaat VB.

5. Raad van Commandanten en Directeuren Veiligheidsregio’s (RCDV):

Ondersteunende werkzaamheden voor annotaties, planning, monitoren consultatierondes en contact met secretariaat Brandweer Nederland en NIPV.

6. Directie- en management overleggen (Directeurenberaad, Management Team, Ondernemingsraad, medezeggenschap):

Voorbereiding vergaderingen, verslaglegging, correspondentie, planning en monitoren van verschillende overlegorganen.

7. Postafhandeling/ telefonie:

Doorsturen post naar de juiste afdeling of ambtenaar, registratie in Corsa, monitoren van afdoening, afhandelen van berichten, binnengekomen via algemeen nummer of e-mailadres VRBZO.

8. Ondersteuning OR:

Ondersteuning aan de OR op secretarieel niveau. Concreet houdt dit in 20 -24 uur werkzaam als directiesecretaresse en 8 uur gemiddeld per week ter ondersteuning aan de OR.

9. Inkoop:

Aanmaken van inkooporders, financiële afwikkeling van facturen namens directie en afdeling.

Opmerkingen:

De kandidaat moet bekend zijn met bestuurlijke processen en uitstekende communicatieve vaardigheden bezitten.

Kennis van iBabs en Corsa en het hebben van inlevingsvermogen en snel kunnen schakelen zijn een grote pre.

Er is een mogelijkheid om maximaal 1 dag in de week thuis te werken.

De werklocatie is merendeels het Regionaal Opleiding Centrum te Waalre De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht te verlengen op basis van prestaties en behoefte.