Projectondersteuner Opvang en Migratie

   Projectondersteuner Opvang en Migratie

32-36 uur

De gemeente Vught is op zoek naar een zelfstandige projectondersteuner Opvang en Migratie die zorgt voor een goede organisatorische en administratieve ondersteuning van projecten en werkzaamheden binnen het domein Opvang en Migratie.

Dit ga je doen:   

Als projectondersteuner zorg je ervoor dat afspraken, acties, documenten en informatie goed worden vastgelegd en opgevolgd. Je behandelt vragen van inwoners en houdt dossiers op orde. Je houdt overzicht, signaleert wat aandacht nodig heeft en ondersteunt de projectorganisatie bij het soepel laten verlopen van de dagelijkste werkzaamheden.

Als projectondersteuner ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Het zelfstandig oppakken van praktische en administratieve werkzaamheden binnen verschillende projecten;

• Het beantwoorden van e-mails en telefoontjes en inwoners, samenwerkingspartners en andere betrokkenen professioneel te woord staan;

• Het verwerken van stukken in ons zaaksysteem Join en het zorgvuldig anonimiseren van documenten;

• Het verwerken van binnenkomende en uitgaande correspondentie en zorgen dat informatie bij de juiste collega of in het juiste dossier terechtkomt;

• Het bewaken van termijnen en signaleren wanneer actie nodig is;

• Het bijhouden van de voortgang van dossiers en zorgen dat informatie compleet en actueel is;

• Het voorbereiden en verzamelen van stukken voor behandeling en besluitvorming;

• Het ondersteunen bij het opstellen van overzichten en het inzichtelijk maken van de voortgang van werkzaamheden;

• Het ondersteunen van collega's bij inhoudelijke en administratieve vraagstukken rondom opvang en migratie;

Je werkt nauw samen met de projectleider van Opvang en Migratie, met de teammanager en coördinator van Opvang en Migratie, de juridische adviseur en de overige collega’s van het team.

Dit ben jij

• Je hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau;

• Je hebt meerdere jaren relevante werkervaring als projectondersteuner. Het is een pre als dit op het gebied van Opvang en Migratie of op juridisch gebied is.

• Je hebt ervaring binnen een gemeente;

• Je bent gewend om met digitale systemen en digitale dossiers te werken en je hebt ervaring met het zaaksysteem Join;

• Je hebt een zelfstandige, proactieve en resultaatgerichte werkwijze;

• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig;

• Je kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht over verschillende werkzaamheden en termijnen;

• Je communiceert duidelijk en professioneel, zowel schriftelijk als telefonisch;

• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.

• Je hebt het vermogen om weerstand en gevoelige situaties professioneel en constructief te hanteren;

Vanwege de aard van de opdracht is fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk.

De gesprekken staan gepland op maandag 5 oktober tussen 11.00 en 14.00 uur. Kandidaten wordt gevraagd hier alvast rekening mee te houden in de agenda.

 ZZP is niet mogelijk.