DIV (archief) beheer

Onze DIV-afdeling kampt met een opeenstapeling aan problemen, elk met een eigen geschiedenis.

Als mogelijke oplossing voor een aantal van die problemen zien we:

1)    het tijdelijk inzetten (ca een half jaar) van een seniore DIV-medewerker die het klappen van de zweep zowel analoog als digitaal kent, kennis en ervaring heeft met het invoeren van een kwaliteitssysteem en met schwung de rest van de organisatie bewust laat worden dat archivering niet enkel het feestje is van de archiefmedewerker maar dat men zelf daar ook een rol in heeft. Je activiteiten richten zich vooral, maar niet uitsluitend op:

·       Gevraagd en ongevraagd adviseren van collega’s en management op het gebied van informatiebeheer.

·       Contactpersoon toezichthouders en regionale samenwerkingsverbanden, inclusief toezicht op de uitvoering van (uitbestede) DIV werkzaamheden

·       Vraagbaak voor en begeleiding van collega’s op het gebied van informatiebeheer en ondersteuning bij systemen.

·       Leveren van (management)informatie/ rapportages aan het management.

·       Het analyseren van werkprocessen in samenspraak met procesverantwoordelijken.

·       Het aanleveren van informatie ten behoeve van het inrichten van applicaties.

·       Meedenken over het beleid met invloed op informatiebeheer.

2)    Daarnaast is er een (nu nog beperkte) achterstand in de archivering van vooral analoge documenten. Ook is er sprake van een ten dele digitaal opgebouwd archief uit de huidige periode van hybride dossiervorming. Deze bevinden zich in het DMS Corsa - dat op dit moment aan een opfrisbeurt toe is - maar ook op netwerkschijven en mogelijk andere locaties. Het doel is om de archieven van de gemeente op orde te krijgen en de duurzame toegankelijkheid van de digitale bestanden te borgen, gedurende een half jaar, 16-20u per week)

Gelet op de omvang en de uiteenlopende vormen van archiefachterstanden is onderscheid te maken in vier te bewerken vormen van achterstand:

a)    papieren archief in beheer van DIV,

b)    papieren archief in beheer van afdelingen binnen de gemeente,

c)     digitaal archief in beheer van DIV (de inhoud van Corsa) en

d)    digitaal archief aanwezig binnen de organisatie (mailboxen, netwerkschijven, vak-applicaties, etc.).

Voor het deel m.b.t. digitale archief binnen de organisatie (ad d) loopt een apart project, de uitvoering hiervan valt buiten de opdracht.

Aangezien wij niet verwachten dat een dergelijke duizendpoot beschikbaar is, kan deze opdracht in een duo-constructie worden ingevuld.

Voor de 1^e groep aan activiteiten vragen wij een medewerker die opgeleid is tot:

·       Kwaliteitsmanager

·       Adviseur Recordmanagement (LARM)

·       IDRM-1 Expert (Informatie Documentatie Record Management)

·       SOD1

·       MTI

Of vergelijkbaar

Voor de 2^e groep aan activiteiten vragen wij een medewerker die:

·       Beschikt over een HBO-denkniveau, bij voorkeur SOD of vergelijkbaar.

·       Ervaring heeft met het werken met een DMS en Zaaksysteem (een pré, heb je deze kennis nog niet dan ben je in staat kennis van zaakgericht werken en het DMS binnen korte termijn eigen te maken en over te dragen aan de gebruikers

·       raad weet met fysieke en digitale informatie.

Voor beiden geldt:

·       Je hebt kennis en ervaring met het toepassen van relevante wetten zoals de Archiefwet en de Wet open overheid.

·       Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, je bent innovatief, overtuigend, resultaatgericht, nauwgezet, gestructureerd en planmatig.

·       Werkervaring bij gemeenten is een pré.