Bestuurssecretaresse (20u)

’n Goeie baan barstensvol: 

• Impact: jij ondersteunt de wethouders en neemt ze werk uit handen, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun werk voor de samenleving.

• Uitdaging: jij brengt structuur in het dynamische werk van onze wethouders en staat voor ze klaar als ze je nodig hebben.

• Nieuwe contacten: je schakelt met allerlei mensen, van collega’s bij andere gemeenten tot aannemers en maatschappelijke organisaties.

Dit ga je doen 

Je ondersteunt de wethouders en zorgt dat alles blijft draaien. Het is zaak om de drukke en complexe agenda’s zo efficiënt mogelijk in te richten. Jij ziet direct wat aandacht vraagt: iets dat moet schuiven, een afspraak die voorbereiding nodig heeft of iets dat tussendoor komt. Jij schakelt snel en zorgt dat het geregeld wordt.

Als eerste aanspreekpunt houd je overzicht, je houd grip op wat er binnenkomt. Je beheert de mailboxen, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en zorgt dat acties of belangrijke signalen niet blijven liggen. Je bereidt afspraken voor, zorgt dat de juiste informatie beschikbaar is en bewaakt de voortgang van wat er afgesproken is. Ondertussen houd je scherp wat er speelt binnen de organisatie en waar prioriteit ligt. Zie je dat iets niet loopt? Dan pak je het op voordat het een probleem wordt. Waar nodig assisteer je bij activiteiten en evenementen en bereid je bezoeken en ontvangsten voor. Je hebt veel contact met je collega’s van het secretariaat en externe relaties.

Het belangrijkste: dankzij jou kunnen de wethouders zich focussen op hun werk. Jij zorgt dat alles eromheen goed georganiseerd is.

Wat vragen we? 

Om succesvol te zijn in deze functie breng je het volgende mee:  

• Je bent proactief en dienstverlenend en voegt energie toe aan ons team.

• Je hebt ervaring als secretaresse in gemeenteland en je hebt dus verstand van gemeentelijke processen.  

• Je bent flexibel, stressbestendig, en in staat om snel te schakelen. Dat hoort namelijk bij werken in een bestuurlijke omgeving met veel dynamiek. 

• Je bent proactief: je komt al in actie voordat de vraag is gesteld.  

• Je beschikt over goede verbale- en schriftelijke communicatievaardigheden en bent digitaal vaardig. Ervaring met het MS365-pakket, E-suite en Ibabs is een pre.  

• Je hebt een goed gevoel voor de omgeving waarin je werkt en de verschillende belangen die hier (kunnen) spelen en je weet als geen ander om te gaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je hebt dus een politieke antenne. 

• En last but not least: dienstverlening zit in je DNA.  

 Belangrijk om te vermelden: we vragen je je werkdagen aan te laten sluiten op de agenda van de wethouders en collega’s:

Maandagochtend (voorkeur)

Dinsdag hele dag (op kantoor) (eis)

Woensdagmiddag (op kantoor) (eis)

Donderdagochtend (voorkeur)

LET OP: Vanwege inbedding en de nadrukkelijke aanwezigheid van leiding en toezicht, is dit GEEN zzp-opdracht!