Ondersteuner PMO (Project Management Office)

Projectondersteuner PMO (Project Management Office) (28-32 uur per week)

Vind jij het leuk om een team van projectleiders te ondersteunen en als Key-user te ondersteunen in de verdere implementatie van het projectportfolioprogramma Fortes Change Cloud? Ben je gedreven, resultaatgericht en proactief? Dan zijn wij opzoek naar jou!

Dit is Valkenswaard

Valkenswaard heeft een echt Brabants karakter: hartelijk, groen en bourgondisch. Gelegen aan de zuidkant van Eindhoven, met 31.000 inwoners en een rijke natuur die in de top 10 van Europa schittert. Een enorm groene gemeente met kwaliteit voor leven, waarin het geweldig wonen, werken en recreëren is. Een mooie plek voor inwoners en bezoekers. Zeker voor jongeren en jonge gezinnen. Het Valkenswaard van nu staat krachtig door een rijk verleden. Ooit Europese hoofdstad van de Valkerij en nu bakermat van onder meer de innovatieve brainportindustrie: Valkenswaard bewijst al eeuwen vanuit niets, iets te kunnen maken. Een Valkenswaardenaar stroopt dan ook graag de mouwen op, en als het kan het liefst met elkaar. Zelfs op internationaal niveau, waar het bloemcorso en de paardensportevents op de kalender staan. Dit DNA voel je terug in onze gemeentelijke organisatie. We staan open voor wie er leeft, onderneemt of er gewoon graag komt. Samenwerken en samen iets maken, daar houden we van! Zo hebben we onze inwoners betrokken bij het opstellen van de Toekomstvisie 2030, die inmiddels al jaren ons richtsnoer is. De aansluitende kernwaarden Empathisch, Gelijkwaardig, Oplossingsgericht en Daadkrachtig bepalen hoe we te werk gaan. Er zijn al veel fans van Valkenswaard. Ben jij de volgende?

Je positie in organisatie

Het team Programma’s en Projecten is een energiek en dynamisch team dat bestaat uit ruim 20 vaste- en inhuur collega programma- en projectmanagers en ondersteuners. Wij geven concreet vorm aan de ambities die in de toekomstvisie van Valkenswaard staan benoemd op het gebied van wonen, werken en vrije tijd en werken in opdracht van het bestuur en/of andere teams aan projecten en programma’s. De teammanager P&P is ambtelijk opdrachtgever en je formeel-leidinggevende.

Wat ga je doen?

Als ondersteuner van projecten ben jij de constante factor, degene die continuïteit biedt voor de projectleiders en programmamanagers. Je bent een professionele ‘spin in het web’ die overzicht houdt en die organiseren in het bloed heeft.  Verder speel je een sleutelrol in het verder implementeren van het projectportefeuilleprogramma Fortes Change Cloud.

Je werkt aan meerdere projecten tegelijk en kunt goed prioriteren. Je zorgt dat onze projectleiders en programmamanagers zich kunnen concentreren op hun kerntaken, namelijk projecten en programma’s naar het gewenste resultaat leiden. Hiervoor regel je en ondersteun je bij bijeenkomsten, verzamel en orden je informatie en werkt die uit, je weet de juiste mensen te betrekken en ontzorgt de projectleider door het praktische gedeelte van zijn of haar taken op rolletjes te laten lopen.

Voor de projecten waar je aan werkt, bewaak je verder de planning en verzorg je ook de interne en externe communicatie. Denk hierbij aan het maken van interne voortgangsrapportages en externe brieven voor bewoners. Verder bereid je vergaderingen voor, maak je verslagen en zorg je dat actiepunten worden opgevolgd. Je weet continue de samenhang en daarbij het overzicht en de voortgang te bewaken. Jij zorgt ervoor dat resultaten (tijdig) worden behaald. Je faciliteert natuurlijk ook met het bijhouden van agenda’s en het boeken van ruimten, het opstellen van college- en raadsvoorstellen, het op orde houden van de projectdossiers en bijhouden van het logboek. Je werkt in een team van ondersteuners die elkaar kunnen vervangen als dat nodig is. Daarom is het belangrijk dat je actief de stand van zaken en inhoud van jouw projecten deelt met je collega’s. 

Wat verwachten we van je?

·       Je werkt en denkt op MBO+ niveau en hebt je sporen al verdiend in een ondersteunende rol (bij voorkeur bij gemeenten) of je je hebt een HBO opleiding afgerond en staat leergierig aan het begin van je carrière;

·       Je hebt ervaring met het projectportefeuillesysteem Fortes Change Cloud.

·       je hebt ervaring met het werken in het fysieke domein;

·       je kunt een vliegende start maken omdat je je snel inwerkt en omdat je heel goed weet waar je toegevoegde waarde kunt leveren als ondersteuner bij projecten; 

·       je hebt ervaring met projectmatig werken en het is een pré als je kunt omgaan met ondersteuningsprogramma’s als Microsoft Project;

·       je bent flexibel, kunt snel schakelen, bent zorgvuldig, communicatief vaardig en dienstverlenend;

·       je bent stressbestendig, staat open voor nieuwe ideeën en weet dat je met humor meer bereikt dan met op je strepen staan;

·       je bent iemand die gemakkelijk communiceert met gesprekspartners van alle achtergronden; 

·       je bent flexibel, zowel op inhoud als qua tijd. Je kunt goed schakelen tussen verschillende projecten en werkzaamheden en vindt het geen probleem om af een toe een avond te werken als dat voor een bewonersavond voor een project nodig is;

·       voor jou is het een uitdaging om dingen te voorzien en al in actie te komen voordat dat van je gevraagd wordt;

·       en last but nog least: Je bent een teamspeler en brengt naast professionaliteit ook een stukje gezelligheid mee in ons team.